Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émission s'applique à la même date aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire, puis au 1er septembre 2027 aux PME et microentreprises, ce qui couvre la très grande majorité des administrateurs de biens. L'article 289 bis du Code général des impôts impose que ces factures transitent par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée et respectent l'un des trois formats structurés admis : Factur-X, UBL ou CII.
Cette obligation concerne directement les administrateurs de biens, les agences de gestion locative et les experts-comptables qui facturent des honoraires de gestion à un bailleur professionnel. Les honoraires versés par un particulier restent hors du périmètre, mais dès lors qu'un client détient ses biens via une SCI à l'IS, une SARL de famille au réel, une entreprise individuelle ou toute autre structure assujettie à la TVA, la facture doit être émise au format électronique.
Ce qu'est concrètement Factur-X
Factur-X est un format hybride : un fichier PDF/A-3 lisible à l'œil humain contient dans ses métadonnées un fichier XML structuré au standard CII (Cross Industry Invoice) publié par l'UN/CEFACT. Le destinataire peut donc soit ouvrir le PDF comme n'importe quelle facture, soit intégrer automatiquement le XML dans son logiciel comptable sans ressaisie. C'est cette dualité qui a conduit l'administration française à privilégier Factur-X comme format de référence pour la transition.
Le XML embarqué respecte le profil BASIC WL au minimum et peut monter jusqu'au profil EN 16931 pour les factures qui nécessitent le détail complet des lignes. Pour des honoraires de gestion locative, dont la structure est stable (honoraires fixes mensuels + éventuels honoraires variables sur rotation), le profil BASIC WL suffit dans l'écrasante majorité des cas.
Les mentions obligatoires spécifiques à Factur-X
| Mention | Emplacement | Contrôle PDP |
|---|---|---|
| SIREN émetteur et destinataire | PDF + XML | Bloquant si absent |
| Adresse complète des deux parties | PDF + XML | Bloquant |
| Numéro de facture unique et séquentiel | PDF + XML | Bloquant + contrôle de séquence |
| Date d'émission et date d'échéance | PDF + XML | Bloquant |
| Détail des lignes, quantités, prix unitaires | XML structuré | Contrôle de cohérence |
| Taux et montant de TVA par ligne | XML structuré | Contrôle arithmétique |
| Mentions légales (RCP, RCS, capital) | PDF (facultatif XML) | Non bloquant |
Les trois étapes pour se mettre en conformité avant septembre 2027
La première étape consiste à choisir la PDP par laquelle transiteront les factures. Le portail public de facturation (PPF) opéré par la Direction Générale des Finances Publiques joue le rôle d'annuaire central mais n'émet pas de factures : il faut obligatoirement passer par une PDP agréée qui se charge de la transmission au destinataire, du contrôle de conformité et de la déclaration à l'administration. La liste des PDP agréées est publiée et régulièrement mise à jour sur le site impots.gouv.fr.
La deuxième étape consiste à préparer son logiciel de facturation pour qu'il génère un fichier Factur-X conforme. Pour un administrateur de biens qui utilise un logiciel de gestion locative dédié, cela signifie choisir un éditeur qui a intégré nativement l'émission Factur-X et qui met à jour son logiciel au rythme des spécifications techniques publiées par l'AIFE. Un logiciel qui se contente de générer un PDF classique et laisse à l'utilisateur le soin de le convertir en Factur-X n'est pas conforme au sens de la réglementation, puisque la conformité se juge sur le fichier final émis.
La troisième étape consiste à raccorder le logiciel de facturation à la PDP retenue via une API dédiée ou, à défaut, via un dépôt manuel sur le portail web de la PDP. Le raccordement doit être testé en environnement de pré-production avant le 1er septembre 2027 pour éviter tout blocage de facturation dès le premier jour.
Les honoraires variables et frais de rotation
Les honoraires variables (frais de mise en location, frais d'état des lieux, honoraires sur rotation) doivent apparaître comme des lignes distinctes dans le XML structuré, avec leur libellé propre, leur taux de TVA et leur montant. Regrouper l'ensemble sous une ligne unique « honoraires divers » constitue une non-conformité au regard de l'article 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts qui impose le détail par nature de prestation.
Un logiciel de gestion locative bien conçu paramètre un catalogue de prestations avec leur code TVA, leur unité de facturation et leur intitulé standardisé. La génération de la facture Factur-X puise dans ce catalogue et garantit l'émission d'un XML strictement conforme, sans intervention manuelle sur les lignes.
Ce que propose NEXolease aujourd'hui
NEXolease produit les quittances, le lettrage des paiements et l'export FEC de chaque tenant. La facturation électronique des honoraires (émission Factur-X et raccordement à une PDP immatriculée) est proposée en option, sur devis, et opérée par VN Conseil en partenariat avec un opérateur immatriculé. NEXolease n'est pas lui-même une PDP. Pour étudier votre cas avant l'échéance de septembre 2027, écrivez à contact@nexolease.com.
Références réglementaires
Cet article s'appuie exclusivement sur les textes en vigueur publiés par l'administration française. Aucune interprétation ne se substitue à la lecture directe des sources ci-dessous.
- [Code]Article 289 bis du Code général des impôts (facturation électronique)
- [Code]Article 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts (mentions obligatoires)
- [Service-public]Facturation électronique : calendrier et obligations (impots.gouv.fr)
- [Service-public]Liste des PDP agréées et procédure d'immatriculation (impots.gouv.fr)
En cas de divergence entre le présent article et la source officielle, la source fait foi. Article rédigé par le cabinet VN Conseil, mis à jour à sa date de publication.